L'externalisation de la paie : comment ça marche ?

Réaliser en interne toutes les démarches liées à la gestion de la paie peut être un véritable casse-tête pour une entreprise. Contrairement à la gestion de la paie la réglementation évolue constamment et que les gestionnaires de paie sont soumis à un important turnover.  

Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ? 

L'externalisation de la fonction paie consiste, comme son nom l'indique, à déléguer la gestion de la paie de l'entreprise à un prestataire extérieur. Il peut s'agir d'un cabinet d'externalisation de la paie, d'un expert-comptable ou encore d'un gestionnaire de paie indépendant.  

Ainsi, l'employeur n'a plus à gérer l'édition des bulletins de salaire, ni les différentes déclarations sociales comme la DSN (Déclaration Sociale Nominative). En outre, il est possible d'opter pour une externalisation de la paie totale ou partielle, en fonction des besoins de l'entreprise.

L'externalisation de la fonction paie complète 

Dans ce cas de figure, l'entreprise se décharge complètement de la gestion de la paie en interne. Elle est intégralement réalisée par un prestataire extérieur. Cette solution requiert une excellente communication entre les deux entités, qui doivent échanger régulièrement des informations et des documents clés.  

Par exemple, le cabinet d'externalisation de la paie a besoin de l'ensemble des données nécessaires concernant les salariés afin d'éditer les bulletins de paie. L'employeur doit donc lui transmettre ces informations dans les temps, en veillant à ce qu'elles soient exhaustives.

L'externalisation de la fonction paie partielle 

Dans le cas d'une externalisation partielle, le prestataire met à la disposition de l'entreprise un ou plusieurs outils permettant de faciliter sa gestion de la paie. Toutefois, l'employeur ne délègue pas complètement l'établissement des bulletins de salaire, les déclarations sociales et autres formalités obligatoires.  

Cette externalisation de la paie partielle prend souvent la forme d'un logiciel spécifique. Elle est conçue pour simplifier l'ensemble des opérations liées à la paie.

Pourquoi opter pour l'externalisation de la paie ? 

Avec l'externalisation de la fonction paie présente, l'entreprise est libérée d'une tâche chronophage et fastidieuse, qui n'apporte pas de réelle valeur ajoutée. Il s'agit donc d'un gain de temps considérable pour les collaborateurs, qui peuvent se concentrer sur des activités plus importantes pour la société.  

De plus, faire appel à un cabinet d'externalisation de la paie est intéressant dans une optique de réduction des coûts. En effet, pour la plupart des entreprises (notamment les TPE et PME), avoir un service de gestion de la paie en interne est moins rentable que d'externaliser.  

Enfin, en déléguant cette mission, la société bénéficie de l'expertise d'un prestataire spécialisé, maîtrisant toutes les réglementations et les subtilités inhérentes à la gestion de la paie. Cela permet aussi de réduire considérablement le risque d'erreur dans les fiches de paie.

Quel cabinet d'externalisation de la paie choisir ? 

Parmi les différents spécialistes de la gestion de la paie, le cabinet d'expertise comptable est l'interlocuteur privilégié des entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité.  

En effet, l'expert-comptable est aux côtés des employeurs pour assurer la tenue de leur comptabilité, mais aussi les conseiller en matière de gestion, de fiscalité ou de financement. L'externalisation de la paie peut donc se faire tout naturellement auprès de ce partenaire de confiance, qui possède toutes les compétences juridiques et procédurales nécessaires.